La présente politique de confidentialité et de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objet d’exposer les finalités, les modalités et les conditions de réalisation des traitements de données à caractère personnel par :

La société LOTUS EXPERIENCES, société par actions simplifiée au capital de 5000 €, dont le nom commercial est « AURAE COCOON », immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 838 714 699, ayant son siège social 2014 chemin du Viaduc, 13090 Aix-en-Provence, représentée par sa Présidente, Madame Joana IERMANN (ci-après « AURAE COCOON »)

AURAE COCOON peut être amenée à collecter et traiter des données personnelles concernant :

• les visiteurs et utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») du site internet www.auraecocoon.com (ci-après le « Site ») lors de leur navigation sur le Site ;
• ses clients dans le cadre de la relation contractuelle conformément aux Conditions Générales de vente accessibles au lien suivant www.auraecocoon.com/cgv (ci-après les « CGV ») ;
• les salariés, associés, agents, mandataires, stagiaires, alternants, intérimaires, prestataires et autres préposés intervenant pour le compte du Client (ci-après les « Intervenants ») ;
• les destinataires des Produits achetés sur le Site (ci-après désignés les « Destinataires Produits ») et/ou les participants aux Séjours (ci-après désignés les « Participants Séjours »). Ensemble, les Destinataires Produits et les Participants Séjours sont désignés les « Bénéficiaires ».

Ensemble, les Utilisateurs, les Clients, les Intervenants et les Bénéficiaires sont désignés les « Personnes Concernées ».

AURAE COCOON est soucieuse de la protection de la vie privée et des données personnelles des Personnes Concernées.

Elle veille à adopter et à respecter une politique de traitement des données à caractère personnel conforme à la règlementation en vigueur, notamment conformément au règlement UE n°2016/679 dit « Règlement Général relatif à la Protection des Données » (le « RGPD ») et à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée.

La présente Politique est remise électroniquement aux Clients :

• au moyen d’un lien URL pour les achats effectués sur le Site (le client devra alors cocher une case pour indiquer qu’il a bien pris connaissance de la Politique avant de finaliser son acte d’achat
• par email pour les relations contractuelles crées en dehors du Site.

Il est expressément précisé que dans la mesure où AURAE COCOON n’est en relation contractuelle qu’avec les Clients, ces derniers sont en charge de communiquer les informations contenues dans cette Politique à tous les Intervenants et Bénéficiaires dès lors que leurs données personnelles sont susceptibles d’être traitées par AURAE COCOON.

Les Utilisateurs peuvent quant à eux consulter la Politique sur le Site.

AURAE COCOON se réserve le droit de modifier la Politique à tout moment et s’engage à informer les Clients de ces changements par email et d’en informer les Utilisateurs par le biais d’une notification lors de la navigation sur le Site Internet.

Les termes définis dans les CGV ont la même signification dans la présente Politique.

• Sécurité des données personnelles

1. Responsable de traitement

   AURAE COCOON est le responsable de traitement des données personnelles collectées et traitées concernant les Utilisateurs, dans le cadre de leur navigation sur le Site, ainsi que concernant les Clients, Intervenants et Bénéficiaires, dans le cadre de la relation contractuelle avec les Clients en application des CGV.
   
   Le responsable de traitement est la personne ou l’entité (ici AURAE COCOON) qui détermine les modalités et les finalités du traitement de données à caractère personnel. Il endosse la responsabilité du traitement de données personnelles qu’il met en œuvre et il est le principal contact des Personnes Concernées pour que celles-ci s’informent ou fassent valoir leurs droits.
   
   AURAE COCOON peut être contactée aux coordonnées renseignées à l’article 10 « Contact » de la présente Politique.

2. Collecte de données personnelles

   1. Source des données personnelles

      AURAE COCOON collecte les données personnelles concernant les Utilisateurs :

      • Lors de leur navigation sur le Site par le biais de Cookies et autres traceurs. Pour plus d’information sur l’utilisation des Cookies et autres traceurs par AURAE COCOON, les Utilisateurs sont invités à consulter la Politique de Gestion des Cookies, accessible au lien suivant : www.auraecocoon.com/politiquedescookies
      • Auprès des Utilisateurs lorsque ceux-ci contactent AURAE COCOON ou créent un compte client sur le Site (ci-après le « Compte Client ») dans les conditions détaillées dans les Conditions Générales d’Utilisation accessibles au lien suivant : www.auraecocoon.com/cgu

      AURAE COCOON collecte les données personnelles concernant les Clients (et/ou leurs Intervenants) directement auprès des Clients (et/ou de leurs Intervenants) dans le cadre de la relation contractuelle avec le Client.
      
      AURAE COCOON collecte également les données personnelles concernant les Bénéficiaires auprès des Clients (et/ou de leurs Intervenants). Dans la mesure où AURAE COCOON n’est pas en relation contractuelle avec les Bénéficiaires (si ceux-ci sont distincts du Client), le Client est en charge d’obtenir l’autorisation des Bénéficiaires de partager à AURAE COCOON les données concernant les Bénéficiaires. Après collecte des données concernant les Bénéficiaires, AURAE COCOON transmettra la présente Politique à ces derniers par email (sous réserve d’avoir collecté l’adresse email du Bénéficiaire concerné) afin qu’ils puissent prendre connaissances des conditions dans lesquels leurs données sont collectées et exercer leurs droits.

   2. Caractère obligatoire de la fourniture des données

      Certaines données sont nécessaires dans le cadre de la relation contractuelle (notamment pour passer une Commande) et dans le cadre de la navigation sur le Site Internet (notamment pour créer un Compte Client). Les informations obligatoires à compléter sont indiquées sur les formulaires de AURAE COCOON par un astérisque ou par la mention « information obligatoire ». A défaut de fournir ces informations, AURAE COCOON ne pourra pas mettre en œuvre la relation contractuelle et/ou les services concernés en lien avec la navigation sur le Site.
      
      Certains Cookies sont également nécessaires pour la navigation sur le Site. Pour plus d’information au sujet de l’utilisation des Cookies et autres traceurs par AURAE COCOON, les Utilisateurs sont invités à consulter la Politique de Gestion des Cookies, accessible au lien suivant : www.auraecocoon.com/politiquedescookies
      
      Enfin, d’autres données sont facultatives et ne sont traitées par AURAE COCOON que lorsqu’elles sont communiquées spontanément par la Personne Concernée.

   3. Exactitude des données

      AURAE COCOON fait ses meilleurs efforts pour maintenir les données personnelles des Personnes Concernées exactes et complètes. Afin de s’assurer que les données les concernant sont à jour, les Personnes Concernées peuvent contacter AURAE COCOON aux coordonnées mentionnées à l’article 10 de la présente Politique. Les Utilisateurs ayant créé un Compte Client peuvent également consulter, modifier et mettre à jour les informations de leur Compte Client directement par le biais du Site.

3. Finalités et bases légales des traitements

   AURAE COCOON traite les données personnelles des Personnes Concernées conformément aux bases légales suivantes pour les finalités décrites ci-dessous :
   
   Dans le cadre de l’exécution d’un Contrat ou de mesures précontractuelles pour la vente de Produits et/ou de Séjours conformément aux CGV :

   • la gestion de l’acceptation de la présente Politique et des CGV sur le Site ;
   • la communication de la présente Politique et des CGV par email ;
   • les éventuels échanges entre AURAE COCOON et le Client pour obtenir des informations au sujet des Produits ;
   • la communication du Devis, du Bon de Commande et les échanges préalable à la Commande de Séjour ;
   • la mise en œuvre de la relation contractuelle conformément aux CGV ;
   • la prise de Commande ;
   • le paiement des Commandes ;
   • la facturation ;
   • la livraison des Produits ;
   • la fourniture des Prestations inclues dans les Séjours ;
   • la gestion des éventuelles réclamations.

   Dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles pour la création d’un Compte Client :

   • la gestion de l’acceptation des CGU et de la présente Politique ;
   • la création d’un Compte Client ;
   • la mise à disposition d’un espace Client sur le Site;
   • la compilation d’un historique des Commandes passées par le Client.

   Dans le cadre des obligations légales de AURAE COCOON :

   • satisfaire aux obligations légales et règlementaires auxquelles AURAE COCOON est soumise, comme notamment (sans s’y limiter) la déclaration fiscale afférente aux transactions et la conservation des factures ;
   • la tenue d’une comptabilité ;
   • la prévention du blanchiment, de la fraude, du financement du terrorisme, et la lutte contre la corruption ;
   • la formation des équipes au titre des obligations légales auxquelles AURAE COCOON est soumise en qualité d’employeur ;
   • gérer les demandes des Personnes Concernées au titre de leurs droits en matière de protection des données personnelles ;
   • répondre à toute demande, ordre ou ordonnance d’une autorité judiciaire ou administrative.

   Dans le cadre de l’intérêt légitime de AURAE COCOON, dans le respect des libertés et droits fondamentaux des Personnes Concernées :

   • • la collecte d’avis des Personnes Concernées (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de promouvoir et d’améliorer ses produits et services en donnant des informations supplémentaires sur ses Produits et Séjours) ;
     • la prise de contact avec AURAE COCOON par le biais de l’utilisation du formulaire de contact sur le Site ou par le biais des coordonnées de contact de AURAE COCOON  mises à disposition sur son Site, ses cartes de visites, ses réseaux sociaux et/ou par tout autre moyen (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de promouvoir et d’améliorer ses produits et services en répondant aux questions et communications des Personnes Concernées) ;
     • l’envoi de newsletter aux Clients existants (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de promouvoir ses produits et services et de développer son activité par le biais de stratégies commerciales et marketing) ;
     • l’animation de ses comptes sur les réseaux sociaux (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de promouvoir ses produits et services et de développer son activité par le biais de stratégies commerciales et marketing) ;
     • la mise à disposition, le maintien et l’amélioration du Site (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de promouvoir ses produits et services, de développer son activité et d’améliorer sa stratégie commerciale et marketing) ;
     • la gestion du recouvrement (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de faire respecter et exécuter ses droits) ;
     • le fait de détecter, enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant les activités illégales, les abus, les suspicions de fraude ou les situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité ou les droits d’une personne ou d’une entité, et s’en servir de preuve en cas de contentieux (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de prévenir la fraude et toute activité interdite ou illégale, ainsi que de faire respecter et exécuter ses droits) ;
     • la protection et la défense de ses droits et intérêts devant les tribunaux, juridictions ou autorités compétents (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de faire respecter et exécuter ses droits) ;
     • le fait de permettre la formation de ses employés (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de maintenir le niveau de compétence et d’enrichir les connaissances de ses équipes) ;
     • le fait de permettre la réalisation d’audits de conformité et de sécurité (l’intérêt légitime de AURAE COCOON est de maintenir un niveau élevé de compétence, de qualité et de conformité à la règlementation).

   Avec le consentement du Client ou de l’Utilisateur :
   Exceptionnellement, lorsque AURAE COCOON souhaite traiter des données personnelles pour des finalités autres que celles susmentionnées, AURAE COCOON le fera sur la base du consentement de la Personne Concernée.

4. Catégories de données personnelles

   Les informations collectées par AURAE COCOON au sujet du Client ne sont pas des données à caractère personnel lorsqu’il s’agit d’informations au sujet d’une société uniquement. (Par exemple, une ligne téléphonique générale d’accueil dédiée à la société ou une adresse email de type « contact@nomdelasociete.com » ne sont pas des données à caractère personnel.)

   En revanche, les informations relatives au Client, lorsqu’il s’agit d’une personne physique, ou aux Intervenants, Bénéficiaires et Utilisateurs sont des données à caractère personnel se rapportant à des individus (comme les noms et coordonnées des personnes de contacts intervenant au sein de la société du Client dans le cadre de la relation commerciale avec AURAE COCOON). A ce titre, AURAE COCOON est susceptible de collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :
   • Lors des échanges avec AURAE COCOON : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone et tout autre élément communiqué spontanément par la Personne Concernée lors de ses échanges avec AURAE COCOON.
   • Lors de la prise de Commande : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email et signature du Client (ou de ses Intervenants), adresse postale ou adresse du siège social du Client et du Destinataire des Produits, numéro de SIRET (pour les Clients professionnels), nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email des Participants aux Séjours.
   • Lors du paiement par virement bancaire ou par chèque : nom, prénom, adresse de facturation, coordonnées bancaires (non conservées), numéro de SIRET et de TVA (pour les Clients professionnels).
   • Lors du paiement par carte bancaire : nom, prénom, numéro de carte bancaire (non conservé), numéro de SIRET et de TVA (pour les Client professionnels). Lors de la facturation, du recouvrement et de l’archivage des factures : nom, prénom, adresse de facturation et habitudes de consommation du Client.
   • Lors de la livraison des Produits : nom, prénom, adresse email, adresse de livraison et numéro de téléphone du Client, de l’Intervenant ou du Destinataire des Produits.
   • Lors de la fourniture des Prestations des Séjours : nom, prénom, adresse email du Client ou du Participant au Séjour.
   • Lors de la création d’un compte client : nom, prénom, adresse email et mot de passe du Client ou de l’Intervenant, numéro de SIRET (pour les Clients professionnels).
   • Lors de l’utilisation de l’espace client : nom, prénom, adresse email et mot de passe du Client ou de l’Intervenant, numéro de SIRET (pour les Clients professionnels), adresse de facturation, habitudes de consommations.
   • Lors de la collecte d’avis : nom, prénom et tout autre élément communiqué spontanément par la Personne Concernée lors de la rédaction de son avis.
   • Lors de l’envoi d’une newsletter : nom, prénom et adresse email du Client, de l’Intervenant ou du Bénéficiaire.
   • Lors de l’animation de ses réseaux sociaux : nom, prénom, pseudo, et tout autre élément communiqué spontanément par la Personne Concernée.
   • Lors de la navigation sur le Site Internet : informations relatives au type d’appareil utilisé, adresse IP, type de navigateur, langue du navigateur et autres informations collectées par les cookies et autres traceurs installés sur le Site, comme notamment les pages consultées et le nombre de clic. Pour plus d’informations sur l’utilisations de Cookies et autres traceurs, les Personnes Concernées sont invités à consulter la Politique de Gestion des Cookies accessible au lien suivant : www.auraecocoon.com/politiquedescookies

5. Destinataires des données personnelles

   Les données personnelles qui sont collectées et traitées par AURAE COCOON pourront être transmises :

   • Aux personnes habilitées parmi les associés, salariés, stagiaires, alternants, intérimaires, agents, mandataires et autres préposés de AURAE COCOON ;
   • Aux prestataires de services ou aux sous-traitants auxquels AURAE COCOON fait appel pour l’accomplissement des finalités exposées à l’article 3 de la présente Politique (dans la limite des données nécessaires à l’accomplissement de ces finalités);
   • Aux services de police, aux autorités administratives et/ou judiciaires (ou plus généralement aux organismes publics), ainsi qu’à la compagnie d’assurance de AURAE COCOON, en cas de violation des CGV ou d’une obligation légale ou règlementaire, dans le cadre du respect des obligations légales de AURAE COCOON, ou pour lui permettre d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
   • Aux conseils juridiques et avocats de AURAE COCOON en tant que de besoin ;
   • A tout nouveau propriétaire ou partenaire en cas d’opération de fusion et/ou acquisition de tout ou partie de la société AURAE COCOON.

6. Sécurité des données personnelles

   AURAE COCOON met en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles, techniques, logicielles et physiques pour protéger les données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération.

7. Hébergement et transfert des données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen

   Les données personnelles collectées dont AURAE COCOON est responsable sont hébergées en France sur les serveurs de AURAE COCOON qui sont hébergés par google.

   Les données personnelles dont AURAE COCOON est responsable peuvent être transférées dans des pays en dehors de l’Espace Économique Européen (ci-après l’« EEE »), notamment auprès de la plateforme CRM de Hubspot.

   Afin d’assurer une protection équivalente à celle offerte dans l’EEE, espace territorial en dehors duquel les standards du RGPD ne sont pas applicables, les transferts de données en dehors de l’EEE sont encadrés par des clauses contractuelles basées sur les clauses types de la Commission Européenne.

8. Conservation des données

   AURAE COCOON conserve les données personnelles des Personnes Concernées pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, le cas échéant augmenté des durées légales d’archivage, de conservation de certaines données et de prescription. À l’issue de ces périodes, les données personnelles seront soit supprimées, soit anonymisées de façon irréversible par AURAE COCOON.
   
   La durée de conservation dépend du type de données personnelles et de la finalité. La durée de conservation est en particulier déterminée selon les critères suivants :

   • La durée de la relation contractuelle avec le Client ;
   • La régularité des achats effectués auprès de AURAE COCOON et/ou des contacts avec AURAE COCOON ;
   • La fermeture du compte client des Clients et Utilisateurs ;
   • La régularité de la navigation sur le Site Internet par l’Utilisateur ;
   • L’existence d’obligations légales ou contractuelles imposant à AURAE COCOON de conserver les données ;
   • L’existence d’une durée de conservation spécialement définie par la règlementation applicable (par exemple obligation de conserver les factures pendant 10 ans) ; et
   • Le type de données personnelles, notamment celles nécessitant une attention et des précautions particulières (par exemple les informations bancaires).

   Dans ce contexte, AURAE COCOON retient les durées de conservation suivantes :

   • Les données concernant les Clients Intervenants et Bénéficiaires sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le Client, et au plus tard pendant les trois années suivant le dernier achat ou de la dernière interaction avec AURAE COCOON.
   • Les données des Utilisateurs et les données concernant le Compte Client sont conservées tant que le Compte Client est actif et, au plus tard, à l’issue de trois années suivant la dernière activité sur le Site ou la dernière interaction avec AURAE COCOON.
   • Les données seront ensuite supprimées ou anonymisées de façon irréversible par AURAE COCOON, sauf si ces données doivent être conservées à des fins de comptabilité, dans le cadre d’obligations légales, de règlement des différends, de recouvrement ou de prévention de la fraude. Les factures seront conservées pendant une durée de dix (10) ans à compter de leur date d’émission.
   • Les coordonnées bancaires et informations de carte bancaire ne sont pas conservées après le paiement.
   • Dans l’hypothèse d’une contestation relative à une transaction ou à une utilisation du Site, ou dans l’hypothèse d’un différend, les données relatives à ladite transaction, à l’utilisation du Site Internet ou au différend en question sont conservées pendant les durées de prescription applicables.
   • Lorsque les données sont utilisées à des fins de marketing, la période de conservation de ces données est de trois (3) ans suivant la date de la dernière interaction avec AURAE COCOON.

   Pour plus d’information concernant la durée de conservation des données personnelles, les Personnes Concernées sont invitées à prendre contact avec AURAE COCOON aux coordonnées renseignées à l’article 10 ci-dessous.

9. Droits de l’Utilisateur

   Les Personnes Concernées disposent, dans les conditions du RGPD et des lois applicables en France, des droits suivants :

   • Droit d’information : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir de AURAE COCOON des informations relatives au traitement des données personnelles par AURAE COCOON les concernant.
   • Droit d’accès : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de AURAE COCOON la confirmation que leurs données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données ainsi que les informations relatives aux finalités du traitement (art. 15 du RGPD).
   • Droit de rectification : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de AURAE COCOON, dans les meilleurs délais, la rectification de leurs données personnelles qu’ils jugent inexactes (art. 16 du RGPD).
   • Droit à l’effacement : les Personnes Concernées ont le droit d'obtenir de AURAE COCOON l'effacement de leurs données personnelles, dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle, AURAE COCOON ne sera pas en mesure d’exécuter ledit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas d’effacement.
   • Droit à la limitation du traitement : les Personnes Concernées peuvent obtenir de AURAE COCOON la limitation du traitement de leurs données personnelles dans les conditions de l’article 18 du RPGD. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle, AURAE COCOON ne sera pas en mesure d’exécuter ledit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas de limitation du traitement.
   • Droit d’opposition : les Personnes Concernées ont le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données personnelles, dans les conditions de l’article 21 du RGPD. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle, AURAE COCOON ne sera pas en mesure d’exécuter ledit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas d’opposition au traitement de données personnelles.
   • Droit à la portabilité : les Personnes Concernées ont le droit de recevoir de AURAE COCOON, ou de demander à AURAE COCOON l’envoi à une tierce personne, des données personnelles les concernant qu'ils ont fourni à AURAE COCOON, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (art. 20 du RGPD).
   • Droit de retirer son consentement : les Personnes Concernées ont le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données si ce traitement est fondé sur le consentement. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
   • Droit d’organiser le sort de ses données personnelles après sa mort : les Personnes Concernées peuvent définir des instructions post-mortem générales ou particulières, relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs données à caractère personnel après leur décès (Loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée, art. 40,II).
   • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, les Personnes Concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle s’ils considèrent que le traitement de données personnelles les concernant constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel (art. 77 du RGPD). En France, l’autorité de contrôle est la CNIL, dont le siège est situé 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, et dont le site internet est accessible à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr Les Clients et Utilisateurs sont cependant invités à prendre contact avec AURAE COCOON avant toute réclamation auprès d’une autorité de contrôle, ou avant d’engager tout autre recours administratif ou juridictionnel.

   Les Personnes Concernées peuvent exercer ces droits auprès de AURAE COCOON (aux coordonnées indiquées à l’article 10 « Contact » ci-dessous) sans frais, sauf en cas de demandes manifestement infondées, excessives ou répétées, auquel cas des frais pourront être appliqués.

10. Contact

    Pour plus d’informations sur le traitement des données personnelles les concernant ou pour exercer leurs droits, les Personnes Concernées peuvent contacter AURAE COCOON aux coordonnées suivantes :
    
    Téléphone : 04 84 49 67 43
    Email : contact@auraecocoon.com